Política de Privacidade

O Sistema Genesis nasceu com o propósito de organizar e impulsionar as empresas, oferecendo controle na gestão. Para cumprir esse propósito precisamos tratar alguns dados pessoais de nossos clientes, o que fazemos de forma responsável e em total respeito à privacidade.

A presente Política de Privacidade tem como fundamento a legislação brasileira, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018, quando vigente. De acordo com esta Lei, dados pessoais são informações de uma pessoa física que a identifiquem ou que a tornem identificável. Logo, informações como CPF, RG, localização, endereço, endereço IP, idade, etc. são consideradas dados pessoais.

Resumidamente, esta Política visa demonstrar o comprometimento da Organização em:

• Proteger os direitos dos colaboradores, clientes e parceiros;
• Adotar processos e regras que assegurem o cumprimento, de forma abrangente, de normas e boas práticas relativas à proteção de dados pessoais;
• Promover a transparência sobre a forma pela qual a Organização trata dados pessoais, e
• Adotar medidas de proteção em relação a risco de incidente de segurança que envolva dados pessoais.

Para prestarmos os Serviços ofertados pelo Sistema Genesis, alguns dados pessoais poderão ser acessados, armazenados.

Assim, cumprindo com nosso compromisso de manter uma relação de transparência com você, neste espaço disponibilizamos as regras que norteiam o nosso tratamento de dados.

Ao realizar seu cadastro no Sistema Genesis, entendemos que você concorda com as condições indicadas a seguir. Por isso, é importante que você leia, compreenda e em caso de qualquer dúvida entre em contato. Isso fará com que sua experiência com nosso produto seja muito mais produtiva e tranquila.

1. Escopo

Esta Política aplica-se a todos os serviços oferecidos pelo Sistema Genesis, ora denominados “serviços” ou “aplicações” e se aplicam a todos que de alguma forma possuem contato com os serviços, sejam eles clientes, contadores, além de usuários de sites, apps ou outros recursos de fornecimento de serviços do Sistema Genesis. Todos esses indivíduos serão denominados a seguir como “usuários”.

2. Quais dados nós tratamos?

Seja para apresentar os benefícios que nosso serviço pode proporcionar ao seu negócio, seja para executar suas funcionalidades, precisamos tratar algumas informações, que serão melhor detalhadas a seguir.

2.1. Dados dos Usuários:

Dados gerais da empresa, como nome dos representantes legais, e-mail, telefone, endereço, documentos oficiais de identificação dos representantes e da empresa, dados bancários.

2.2. Dados de Terceiros fornecidos pelo Cliente ou Usuário

Considerando a natureza dos Serviços oferecidos pelo Sistema Genesis, os Usuários poderão fornecer dados de terceiros para a execução dos Serviços, sendo nesses casos o Usuário o responsável pelas informações prestadas e respectiva autorização legal, cabendo ao Sistema Genesis a função de operadora de tais dados.

• Os dados de terceiros que poderão ser fornecidos pelos Usuários são dados gerais de empresas fornecedoras e clientes, como nome dos representantes legais, e-mail, telefone, endereço, documentos oficiais de identificação dos representantes e da empresa, dados bancários; dados gerais dos prestadores de Serviços, como nome, e-mail, telefone, documentos oficiais de identificação; dados gerais de colaboradores, como nome, endereço, telefone, documentos oficiais de identificação, dados da CTPS, CNH, dados do cadastro do colaborador, e-mail, lotação, função, natureza da atividade, categoria, vínculo com outra empresa, data de nascimento, sexo, estado civil, dados dos representantes da empresa, dentre outros.

3. Utilização de dados para fins legais e obrigatórios

O Sistema Genesis poderá tratar dados de Usuários e dados de terceiros, inseridos por Usuários, para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, compartilhando dados pessoais com autoridades públicas. Alguns exemplos, não exaustivos, desse tipo de tratamento são

• Emissão de Notas Fiscais, compartilhamento com a Receita Federal: Nome, CPF, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, razão social, inscrição municipal/estadual, dados da venda;
• Preenchimento de livro de Serviços tomados, livro de Serviços prestados, integração fiscal, preenchimento do DAS – compartilhamento com a Receita Federal: CPF informado na Nota Fiscal;
• Emissão de DRE, balancete, livro razão, livro diário ou relatório de imobilizado – compartilhamento com a Receita Federal – nome; Além disso, eventualmente os dados pessoais poderão ser tratados:
  • Para auditorias internas e externas, para validações de questões de segurança da informação, buscando-se na medida do possível o sigilo e anonimização desses dados;
  • Para atender solicitações legais de autoridades públicas;

4. Compartilhamento

O Sistema Genesis tem como prática não transmitir dados para organizações e/ou indivíduos externos, exceto mediante a solicitação de autoridades públicas ou prestadores de serviços, previstas na legislação vigente.

• O Sistema Genesis poderá compartilhar os dados dos Usuários com autoridades públicas, tais como autoridades fiscais, fazendárias, judiciárias e policiais, ou terceiros autorizados, se é na medida necessária ou permitida para atender a lei, em situações como:
  • Para cumprir com obrigações legais;
  • Para cumprir com uma solicitação legal válida e responder a alegações feitas contra o Sistema Genesis;
  • Para promover ou se defender em ações judiciais;
  • Para responder a uma solicitação legal válida relacionada a investigações criminais, suspeitas de atividade ilegal ou qualquer outra atividade que possa expor o Sistema Genesis e os Usuários a responsabilização legal;
  • Para realizar a segurança física e cibernética do Sistema Genesis, em todos seus ativos, e de seus Usuários.
• Para execução dos Serviços o Sistema Genesis poderá compartilhar dados dos Usuários com prestadores de serviço terceirizados, que atuam em diversos processos, tais como:
  • Armazenamento de informações em nuvem;
  • Pesquisa, desenvolvimento e manutenção de aplicações;
  • Fornecimento dos Serviços do Sistema Genesis por meio de plataformas de terceiros e ferramentas de software (por exemplo, por meio da integração com APIs)
  • Prestação de serviços de consultoria, advocacia, contabilidades e outros prestadores de serviços profissionais.

Os prestadores de serviços têm acesso limitado aos dados dos Usuários para realizar tarefas específicas e estão contratualmente obrigados a proteger as informações, empregando-as somente para as finalidades contratadas e sob a supervisão do Sistema Genesis.

5. Segurança de suas informações

O Sistema Genesis adota medidas técnicas e administrativas para a proteção da privacidade dos dados dos clientes, utilizando todos os esforços para manter a estrita confidencialidade, integridade e disponibilidade restrita às pessoas autorizadas.

Tanto nosso site, por meio do qual você acessa o produto Sistema Genesis, quanto o backup de nossos dados, estão na Amazon Web Services, o maior e mais confiável datacenter do mundo.

Além disso, utilizamos as melhores práticas de segurança do mercado, além de controles de acesso físico e digital, criptografia, medidas contra a destruição ou uso ilegal, gestão de vulnerabilidades, tratamento de incidentes e acessos não autorizados ou em desconformidade.

6. Responsabilidade dos Usuários

Sem prejuízo às demais obrigações previstas nesta Política ou no Termo de Uso, para a adequada utilização do produto Sistema Genesis, ao utilizar nosso produto é preciso que você se comprometa a:

• Ser o único responsável pela guarda e confidencialidade do login e senha, não podendo fornecê-los a terceiros;
• Nos comunicar sobre toda e qualquer suspeita ou constatação de violação aos da Política de Privacidade, inclusive acessos não autorizados à sua conta, movimentações suspeitas, boletos que você desconhece, etc.
• Nos consultar, via site ou canais de contato, sempre que receber informações ou comunicados recebidas por e-mail, para verificação de sua veracidade;
• Prestar informações verídicas, honestas e completas, responsabilizando-se por toda e qualquer informação incorreta ou falsa;
• Responsabilizar-se por todos os dados de terceiros (ex. dados pessoais de seus clientes, de seu contador, fornecedores, etc);
• Nos comunicar sobre toda e qualquer alteração de seus dados, de modo que para todos os fins legais os últimos dados fornecidos serão considerados como corretos, autênticos e suficientes para o cumprimento desta Política;

Por questões de segurança, nos reservamos no direito de suspender ou cancelar a conta do Usuário em caso de suspeita ou descumprimento da Política de Privacidade, sem prejuízo de demais medidas judiciais e administrativas.

7. Manutenção dos dados

Consideradas as situações, conservaremos os dados dos Usuários pelo prazo de retenção necessário, considerada a situação que justifica o tratamento:

• se para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, pelo prazo indicado na norma em questão;
• se para o cumprimento de contrato, até o alcance dos objetivos da relação contratual; e
• se fundado no legítimo interesse, que sempre será precedido de uma análise de impacto de privacidade e realizado dentro dos limites da finalidade que o justifica, até que este cesse.

Poderemos ainda conservar seus dados pessoais, independente do seu pedido de eliminação e consentimento, conforme artigo 16 da Lei Geral de Proteção de Dados, nas seguintes situações e respeitadas as seguintes finalidades:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Nosso uso exclusivo, desde que vedado acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

8. Direitos dos Usuários

se para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, pelo prazo indicado na norma em questão;

se para o cumprimento de contrato, até o alcance dos objetivos da relação contratual; e

se fundado no legítimo interesse, que sempre será precedido de uma análise de impacto de privacidade e realizado dentro dos limites da finalidade que o justifica, até que este cesse. Os Usuários poderão gerenciar o uso de seus dados, podendo para tanto:

• Pedir a exclusão de seus dados, ressalvado impeditivo legal;
• Pedir a alteração ou correção de seus dados
• Pedir informações sobre o compartilhamento de seus dados;
• Restringir, na medida do possível, o uso de seus dados;
• Solicitar cópia de seus dados em formato legal e adequado;
• Revogar o consentimento para o tratamento de seus dados, sendo avisado neste caso sobre as consequências;

O Sistema Genesis atenderá aos pleitos dos Usuários, mas informa que esses direitos não serão absolutos, de modo que algumas situações podem resultar em atendimento parcial do pedido ou até negativa. Nessas situações, prestará os esclarecimentos e justificativas necessárias.

9. Contato e relatos de incidentes

Para o exercício de seus Direitos ou qualquer comunicação necessária com o Sistema Genesis em razão da utilização do produto ou por conta da presente Política de Privacidade, você poderá enviar um e-mail para sistemagenesis@dwms.com.br.

O contato do cliente e sua identidade poderão ser validados pelo Sistema Genesis, razão pela qual informações e dados podem ser solicitados no momento do atendimento.

Para se precaver em caso de incidentes de privacidade que importem em risco de dano aos Titulares de Dados Pessoais, o Sistema Genesis também utiliza os canais de contatos supracitados, para recebimento de notícias ou relatos de incidentes.

As comunicações serão recebidas pelo responsável (DPO/encarregado), que verificará o ocorrido e aplicará o “Procedimento de Respostas a Incidentes do Sistema Genesis”.

10. Responsável pelo programa de privacidade

O responsável pelo Programa de Privacidade do Sistema Genesis é o Encarregado pela Proteção de Dados (DPO ou Data Protection Officer), identificado abaixo:

Nome: Thiago Castro
E-mail: thiago@dwms.com.br

As principais atribuições do Encarregado envolvem, sem prejuízo de demais atividades estabelecidas em políticas e procedimentos específicos que compõem o Programa de Privacidade:

• Gestão do Programa de Privacidade;
• Desenvolvimento, manutenção, e propositura de revisão de procedimentos e políticas de privacidade da Organização, inclusive desta Política;
• Fiscalização do cumprimento de procedimentos e políticas do Programa de Privacidade;
• Monitoramento do nível de conformidade da Organização, por meio de análises de diagnóstico recorrentes, com a definição de planos de ação para melhorar o treinamento e a clareza dos documentos que integram o Programa de Privacidade;
• Atuação como ponto de contato para a ANPD e os Titulares;
• Recebimento de requisições dos Titulares, e
• Preparo dos Relatórios de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, com apuração e revisão dos riscos das atividades.

Por fim, o Encarregado deve auxiliar os colaboradores do Sistema Genesis e esclarecer-lhes qualquer dúvida sobre o Programa de Privacidade e a forma correta de Tratamento de Dados Pessoais a ser adotada durante a execução de suas atividades.

11. REVISÃO DA POLÍTICA

Esta Política poderá sofrer alterações, sendo os clientes previamente comunicados. A versão atual foi publicada em 01 de dezembro de 2021.

Os documentos que compõem o Programa de Privacidade do Sistema Genesis somente poderão ser alterados mediante aprovação do responsável pelo programa de privacidade.

12. FORO

Nossa Política de Privacidade está em conformidade com a legislação da República Federativa do Brasil. Quaisquer questões decorrente do relacionamento entre o cliente e o Sistema Genesis serão tratadas no Foro da Comarca de Araguari, Estado de Minas Gerais.